VNPT eOffice cung cấp toàn bộ quy trình quản lý tài liệu đã được số hóa hoàn toàn. Các tài liệu, hồ sơ, văn bản giờ đây không cần phải in ra và lưu trữ trong các tủ giấy cồng kềnh, mà được quản lý tập trung trên hệ thống điện tử.
Ảnh minh họa
Sau thời gian ký kết hợp tác chiến lược toàn diện về chuyển đổi số giữa VNPT VinaPhone Thành phố Hồ Chí Minh và Trường Trung cấp Bách Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh từ tháng 6/2023 đến nay Trường Trung cấp Bách Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh đã có những bước tiến vượt bậc quan trọng trong hành trình phát triển của Trường.
VNPT đã đồng hành và hợp tác cung cấp các giải pháp chuyển đổi số cho ngành giáo dục tại Trường Trung cấp Bách Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh. Bộ giải pháp đáp ứng theo tiêu chí đánh giá của Sở Giáo dục và đào tạo gồm nhiều ứng dụng quan trọng về ký số trên học bạ, quản lý hồ sơ sổ sách trên hệ thống – giúp trường không chỉ tối ưu hóa được các quy trình quản lý hành chính, mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả giảng dạy, tạo ra một môi trường học tập hiện đại và thân thiện hơn.
Trước khi giải pháp Quản lý văn bản và điều hành - VNPT eOffice được triển khai, trường Trung cấp Bách Nghệ đã gặp phải nhiều thách thức đáng kể trong công tác quản lý và giảng dạy, đặc biệt là trong việc tổ chức và xử lý thông tin. Công tác lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ của học viên và giáo viên chủ yếu dựa trên các phương pháp truyền thống, bao gồm việc sử dụng giấy tờ và các hình thức lưu trữ thủ công. Những phương pháp này, dù đã quen thuộc, lại tồn tại nhiều hạn chế lớn. Trước hết, việc lưu trữ thông tin bằng giấy tờ không chỉ tốn kém thời gian mà còn dễ dẫn đến những sai sót không mong muốn. Các lỗi nhỏ như ghi chép sai, bỏ sót thông tin, hoặc thậm chí là thất lạc giấy tờ, đều có thể xảy ra, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình quản lý và giảng dạy.
Hơn nữa, quá trình xử lý công văn, văn bản cũng gặp không ít khó khăn do hệ thống quản lý truyền thống. Việc phải thực hiện thủ công tất cả các bước từ tiếp nhận, phân loại, xử lý đến lưu trữ không chỉ mất nhiều thời gian mà còn làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này dẫn đến tình trạng chậm trễ trong việc truyền tải thông tin, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc của các phòng ban liên quan.
Vấn đề lớn thứ hai là sự thiếu đồng bộ trong việc quản lý và trao đổi thông tin giữa các phòng ban đã làm chậm tiến độ công việc và ảnh hưởng đến chất lượng giảng dạy. Khi giáo viên không nhận được thông tin kịp thời hoặc chính xác, họ khó có thể chuẩn bị và thực hiện tốt nhiệm vụ giảng dạy của mình. Điều này dẫn đến tình trạng học viên không nhận được sự hỗ trợ cần thiết, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng học tập và đào tạo.
Với VNPT eOffice, toàn bộ quy trình quản lý tài liệu đã được số hóa hoàn toàn. Các tài liệu, hồ sơ, văn bản giờ đây không cần phải in ra và lưu trữ trong các tủ giấy cồng kềnh, mà được quản lý tập trung trên hệ thống điện tử. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu lượng giấy sử dụng mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, mực in, và không gian lưu trữ vật lý. Đồng thời, hệ thống này cũng giúp nhà trường dễ dàng truy xuất thông tin, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian và công sức như trước đây.
Việc số hóa quy trình quản lý còn mang lại một lợi ích đáng kể khác là tiết kiệm không gian văn phòng. Những tủ hồ sơ dày đặc từng chiếm dụng không ít diện tích văn phòng giờ đây đã không còn cần thiết nữa. Không gian làm việc được giải phóng, tạo điều kiện cho môi trường làm việc thông thoáng và hiện đại hơn. Điều này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên mà còn giúp nhà trường tận dụng tốt hơn không gian sẵn có cho các mục đích khác, như mở rộng các phòng học, phòng thực hành, hoặc các khu vực dành cho sinh viên.
Trường Trung cấp Bách Nghệ là trường trung cấp chuyên nghiệp đa ngành của thành phố Hồ Chí Minh tiên phong ứng dụng công nghệ vào giáo dục, trường đã và đang tiến những bước dài trên con đường trở thành một trong những đơn vị giáo dục tiên tiến, ứng dụng công nghệ hiện đại để phục vụ tốt nhất cho học viên và xã hội.
Thầy NGƯT. TS. Phan Hoàng Dũng – hiệu trưởng trường đã có những đánh giá cụ thể về những lợi ích của bộ giải pháp chuyển đổi số do VNPT cung cấp như sau: “Việc áp dụng bộ giải pháp chuyển đổi số phần mềm quản lý và điều hành văn bản của VNPT mang lại nhiều lợi ích cho nhà trường. Trước hết, nó giúp tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Thứ hai, hệ thống này tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý, giúp dễ dàng theo dõi và lưu trữ tài liệu. Cuối cùng, việc chuyển đổi số còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và hợp tác giữa các bộ phận trong nhà trường
Trong thời gian tới, VNPT tiếp tục khẳng định vị thế trong việc tiên phong cung cấp các ứng dụng công nghệ góp phần đẩy mạnh hiện đại hóa công tác giảng dạy, thúc đẩy mạnh mẽ chuyển đổi số toàn ngành giáo dục nói chung và trên địa bàn TP.HCM nói riêng.
Thông tin về các hoạt động VNPT đồng hành chuyển đổi số ngành giáo dục trên địa bàn TP. HCM được cập nhật tại Fanpage: https://www.facebook.com/VNPTVinaPhoneHoChiMinh.
Chuyển đổi số